Hemos visto individualmente diferentes herramientas que te permiten gestionar tus proyectos de una forma optimizada.
Es muy probable que ya utilices alguna y estés contento con ella. Pero hay muchas más herramientas de gestión de proyectos en el mercado, cada una con sus puntos fuertes y débiles, que creo que deberías conocer.
Hoy te quiero presentar smartsheet.
¿Qué es smartsheet?
Smartsheet es un proyecto ambicioso y herramienta potente que se declara “mejor que Basecamp“.
Smarthseet es una herramienta para gestión de proyectos y para tareas de colaboración. Su interfaz recuerda una simple hoja de cálculo del Excel que te da la posibilidad de compartir ficheros, crear diagramas de Gantt y crear tareas automatizadas, notificaciones, o recordatorios por email.
Con Smartsheet puedes hacer el seguimiento de la evolución de los proyectos y programar actividades.
También puedes controlar quien puede actualizar la hoja, o quien puede verla simplemente, desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
¿Cómo funciona?
Empezar un nuevo proyecto es tan sencillo como pulsar en un botón, seleccionar una hoja de calculo limpia, importar una existente – desde el Excel, o Google – o utilizar una de las plantillas existentes en la galería de plantillas.
Una vez estés dentro del proyecto, puedes seleccionar el tipo de vista que prefieres, vista de cuadrícula, de Gantt, o de Calendario.
Características principales
Colaboración
Puedes compartir las hojas con tus colaboradores o miembros de tu equipo, o solamente una fila de ficheros. También puedes publicar en la web, configurando previamente las opciones: sólo lectura o la posibilidad de editar.
Ficheros compartidos
Tendrás la posibilidad de adjuntar ficheros desde el Google Drive, Dropbox o Evernote.
Alertas y recordatorios
Manténte informado de forma automática por email sobre los deadlines o cambios realizados.
Google Apps
Smartsheet se complementa e integra bien con las aplicaciones de Google. Puedes agregar cualquier tipo de documento de Google directamente en un fila, importar tus contactos de Gmail, o sincronizar tu proyecto con tu calendario de Google.
Formularios Web
Los formularios web de Smartsheet son realmente fáciles de crear, gracias a su funcionalidad de drag-and-drop. Podrías crear un formulario para recibir feedback sobre un producto o para que tu equipo se registre a determinado evento.
Vincular Celdas
Tienes la posibilidad de conectar proyectos y tareas. La información se actualizará automáticamente.
Informes
Puedes exportar a PDF, al Excel o imprimir tus proyectos. Además puedes crear informes por usuario, estado del proyecto, o tarea.
Precios y Planes
Smartsheet se puede probar de forma gratuita durante 30 días y para su plan básico pagas €9 por usuario y por mes. Esto te permite utilizar hasta 10 hojas, 50 gigas de almacenamiento y colaboradores ilimitados.
Smartsheet tiene API. Airbnb, Bayer o Netflix son algunas de las empresas que lo utilizan.
Conclusión
Uno de los objetivos de los desarrolladores de Smartsheet es que los “equipos puedan centrarse en ejecutar el trabajo” y de esta forma mejorar la productividad y ahorrar dinero. Pero sólo es una herramienta más de gestión de proyectos que, si la sabes utilizar y no te importa mucho la parte visual, puede transformar tu proyecto en el proyecto que has idealizado.
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