¿Cómo escribir el brief perfecto para el desarrollo web?

Si quieres desarrollar un sitio web nuevo, o rediseñar tu sitio web actual, es muy probable que estés pensando en cuánto te costaría si decides contactar y contratar una agencia. Lo que pasa es que la agencia te pedirá un brief para el proyecto, y además que describas los objetivos del proyecto, los plazos, y resultados que esperas del proyecto.

Punto de partida

El brief, siendo un punto de partida esencial, servirá de guía para todo el proceso creativo desde el inicio. Recuerda que cuando subcontratas un proyecto importante, “la comunicación es clave para hacerlo bien”.

¿Qué es un brief?

Un brief es un documento que resume el trabajo que se debe completar para un proyecto en particular. En nuestro caso, estamos hablando de un brief para el desarrollo de un sitio web, pero un brief podría incluir detalles para campañas de marketing, para el lanzamiento de un producto, u otros proyectos que necesites externalizar o subcontratar.

¿Por qué un brief?

Crear un brief puede llevar algo de tiempo y esfuerzo por adelantado, pero comunicar todas tus expectativas antes de que tu colaborador comience a trabajar puede ahorrarte algo de estrés posteriormente. El brief puede ser una forma de anticipación estratégica.

Este sumario (brief) o resumen sirve para que todos los stakeholders involucrados (tu, tu colaborador externo, tu agencia, tu cliente) en el proyecto estén en la misma página, entiendan los objetivos, y conozcan los plazos importantes.

Algunas organizaciones, cuando escriben un brief para un sitio web se centran más en la filosofía y en los valores del negocio, mientras que otras prefieren detallar al máximo las funcionalidades que necesitan. Ambos enfoques me parecen legítimos, la cuestión es que lo que plasmes en tu brief tendrá un impacto directo en los resultados del proyecto.

Dos tipos de briefs

Existen dos tipos de briefs más comunes que debes tener en cuenta. Los briefs creativos y los de proyecto.

¿Qué diferencia hay entre los dos?

Estos dos tipos de briefs se pueden parecer a nivel de estructura, pero tienen algunas particularidades.

Brief Creativo

El brief creativo subraya los detalles de proyectos creativos. Por ejemplo, el diseño de un sitio web, o la creación de un nuevo logo.

Asimismo, el brief creativo es “menos técnico” en general, puede necesitar más colaboración entre tú y tu cliente, y debería incluir:

• Una descripción general de la tarea creativa a para ser completada.
• Los elementos estéticos a considerar
• Cómo la estrategia creativa solucionará el problema de negocio
• Ejemplos para inspiración

Brief de Proyecto

El brief de proyecto se centra en un proceso, herramienta o producto necesario para resolver un problema. Es ideal para cuando tu cliente necesite desarrollar un sitio web, un backend de usuarios para tu sitio web, o una APP móvil. El brief de proyecto debe incluir:

• El soporte para el desarrollo de un nuevo proceso
• Esbozos sobre procesos y flujos de trabajo más técnicos
• El alcance del trabajo, los plazos y el presupuesto

Además de todos lo dicho anteriormente, quiero compartir contigo 10 puntos que, yo como programador y desarrollador de sitios webs, creo que tu brief debe integrar en el mismo documento.

Recuerda la idea principal: que tu y tu colaborador, tu agencia, y tu cliente estén en la misma página, y que de esta forma estén todos alineados desde el inicio.

1. Establece tus objetivos

Debes asegurarte de tener un buen conocimiento de lo quieres lograr. Expresa qué quieres que tus clientes piensen y sientan cuando visiten tu sitio web respondiendo a las siguientes preguntas:

• ¿Quieres que te llamen?
• ¿Quieres que completen toda una transacción online?
• ¿Qué significa transacción para ti?
• ¿Quieres incrementar las ventas?
• ¿Qué información sobre tus clientes quieres?
• ¿Quieres aumentar la conciencia de marca?
• ¿Deseas mejorar tu fuente de información mediante e-learning o un blog?
• ¿Qué quieres que tus clientes hagan con la información que encuentren en tu sitio web?
• ¿Cuáles son tus principales llamadas a la acción (CTA)?
• ¿Quieres mejorar la presencia online con un diseño moderno y un sitio web responsive?
• ¿Pretendes aumentar la exposición online a través de listados orgánicos y listados de pago?
• ¿Quieres generar leads?
• ¿Qué funciona y qué no funciona de tu sitio web antiguo?

2. Plasma el panorama general

Es importante plasmar el panorama general, “the big picture”, proporcionando una descripción y fondo del proyecto.

• ¿Dónde estás actualmente en el proceso?
• ¿Cómo se percibe tu organización en el mercado?
• ¿Cuál es la propuesta de valor de tu organización?
• ¿Cuál es la propuesta de tu producto?
• ¿Por qué un cliente debería utilizar y ser influenciado por tu producto o servicio?
• ¿Cuáles son los beneficios de tu producto?
• ¿Qué debe lograr el proyecto de tu sitio web?
• ¿Cuáles son los mayores obstáculos para el éxito?

3. Identifica tu público objetivo y usuarios

Establece a quién servirá este proyecto en última instancia. Establece quién es el cliente final, analizando qué les preocupa a tus clientes.

• ¿Cuales son las aspiraciones y motivaciones de tus clientes?
• ¿Cuán consciente es tu mercado objetivo de tu empresa y de tu sitio web actual?
• ¿Estás vendiendo membresía o artículos solo para miembros?
• ¿Qué quieres que los visitantes de tu sitio web hagan y por qué lo deberían hacer?
• ¿Cual es la experiencia más importante y memorable que quieres que tengan los usuarios de tu sitio web?

Intentar describir el tipo de personas objetivo — cómo son exactamente — para tu sitio web nos ayudará a diseñar un sitio web para estas personas. Saber exactamente quién tiene el problema que intentas solucionar te permite entender mejor cómo solucionarlo.

4. Describe todos los stakeholders

En esta sección del brief debes listar todas las personas involucradas en el proyecto y sus responsabilidades, sobretodo si se trata de un proyecto complejo con diferentes personas trabajando al mismo tiempo.

Esto es importante a nivel de coordinación y te ayudará a ti y tu colaborador, o a la agencia, a saber exactamente con quién tienen que hablar para un entregable específico y evitar así cuellos de botella. Al mismo tiempo, esto permite a la agencia asignar los recursos humanos necesarios para tu proyecto. Por eso pregúntate:

• ¿Cuántas personas estarán trabajando en el proyecto?
• ¿Quiénes estarán en el equipo? (cargos, roles, responsabilidades)
• ¿Quién proporciona el contenido? (¡gran cuello de botella en muchos proyectos!)
• ¿ Tú proporcionarás el nuevo contenido para el sitio web? Es buena idea que plasmes un mapa del sitio web en el brief.
• ¿Cuántas páginas tendrá el sitio web en el total?
• ¿Qué fotos, ilustraciones o gráficos tienes disponible actualmente?

5. Informa sobre tus competidores o sitios web que te gustan

¿Cuál es el panorama competitivo de tu empresa y sector? ¿Quiénes son tus principales competidores? Conociéndonos, podemos saber qué están haciendo — p.e a nivell de marketing — bien y qué no están haciendo tan bien.

• ¿Qué sitios web tienen un diseño que te gusta?
• ¿Qué colores, estilos, tipografía y fotografías usan?
• ¿Utilizan algún tipo de herramienta y característica o funcionalidad especial que te gustaría replicar en tu sitio web?

Proporciona un listado de enlaces con información adicional para cada uno de tus competidores.

6. Compila todos los entregables, características y requisitos

Lista todo lo que tú y tu colaborador o agencia necesitáis para completar el proyecto. Sea cual sea el entregable, aquí es donde lo defines, añadiendo cualquier detalle relevante.

• ¿Necesitas crear un logo de alta resolución?
• ¿Necesitas previamente un wireframe para el sitio web?

Además, si tu proyecto es grande y quieres evitar que el alcance se arrastre en el tiempo con costes adicionales, debes ser lo más exhaustivo que sea posible.

• ¿El sitio web debe contemplar inicios de sesión para usuarios?
• ¿Cómo se gestionará, autorizará el registro de usuarios?
• ¿Qué habrá en el dashboard del usuario?
• ¿Qué característica a medida necesitará el registro de usuarios?
• ¿El sitio web es un e-commerce? ¿Qué categorías de productos, variaciones de productos, y métodos de pago son obligatorios? ¿Cómo se calcularán los costos de envío, como se hará el seguimiento de envío, los códigos de descuento, hay algún descuento por recomendación, etc, etc, etc…
• ¿Habrá alguna integración con alguna API externa? Debes proporcionar los accesos, detalles y los ejemplos reales de dicha API.
• ¿El sitio web tendrá perfiles de usuarios? ¿Qué datos tendrá el perfil de usuario? ¿Habrá un buscador? ¿Qué criterios de búsqueda son necesarios?
• ¿Tu empresa tiene pautas internas de codificación? ¿Cómo son estas pautas?
• ¿Hay alguna otra característica obligatoria como noticias, blog, feeds de redes sociales (Twitter, Instagram, etc…?), foro de discusión, mapa interactivo — Google Maps o Open Street Maps? -, sesión de eventos, reservas en línea, sección de portfolio, página de equipo?

7. Proporciona “detalles” técnicos

Muchas veces necesitas una agencia que proporcione alojamiento para tu sitio web, otras prefieres contratar a servicios de alojamiento de terceros. Es importante detallarlo en tu brief además de preguntarte:

• ¿Actualmente tienes alojamiento web para tu sitio web? ¿Qué empresa has contratado y con qué paquete de alojamiento?
• ¿Cuánto te costará el soporte y mantenimiento que necesitará el sitio web?
• ¿En qué podrías necesitar ayuda para avanzar?
• ¿Quieres que tu sitio web esté disponible en diferentes idiomas? ¿Qué idiomas?
• ¿Quieres configurar permisos de administrador para restringir el acceso de los usuarios a tu sitio web?
• ¿Qué partes del sitio web necesitas restringir?

8. Informa sobre el e-commerce

Si tu sitio web es transicional, o sea que quieres que los usuarios compren productos o servicios directamente desde el sitio web, necesitas detallar en un documento funcional separado incluyendo las respuestas a lo siguiente:

• ¿Cuántos productos existirán?
• ¿Cuál crees que será tu volumen de negocio?
• ¿Te gustaría que tus clientes fueran capaces de buscar por productos? ¿Cuáles son los criterios de búsqueda? ¿Debem buscar por nombre, por descripción, por categoria, por precio, por referencia?
• ¿A qué países enviarás los productos?
• ¿El sitio web necesita la integración con sistemas de back office de terceros ¿Qué sistemas?

9. Especifica el calendario

El Calendario — fechas de hitos, agenda de entregables, plazos — y el Presupuesto — cuál es la inversión, desglosado como se dividirán esos recursos, ¡son un detalle muy importante!

Permitir que la agencia conozca tu calendario nos ayudará a planificar mejor los recursos y ejecutar el proyecto de forma más fluida desde el primer día.

• ¿Existe una fecha límite de entrega vital para tu proyecto, o el proyecto puede tomar todo el tiempo que sea necesario?
• ¿Has pensado en alguna fecha específica de lanzamiento?
• ¿Tu fecha de lanzamiento está determinada por algún evento específico y crítico para tu negocio, por ejemplo, algún evento, feria o jornadas relacionados con tu sector?

10. Especifica el Presupuesto

Creemos que muchas personas tienen poco conocimiento sobre los costos de una agencia digital, por tanto si tu presupuesto son algunas centenas de euros, siempre tienes otras formas de crear tu página web tu mismo (DYI) utilizando plataformas como WiX o Shopify.

Contratar una agencia significa contratar un servicio y un producto, por tanto tu brief debe incluir pautas de presupuestos. De esta forma la agencia puede planificar mejor cómo usar tu dinero para alcanzar los objetivos de tu sitio web.

Mayor presupuesto puede significar, por ejemplo, más tiempo en UX, menor presupuesto puede significar centrarse en servicios básicos para tener una “versión 1” del sitio web.

Discutir sobre el presupuesto con la agencia en las primeras etapas significa mejores precios y presupuestos más exactos. Siempre es buena idea tener un rango flexible de presupuesto y, como siempre preguntarte:

• ¿Necesitas presupuesto para soporte y mantenimiento?
• ¿Hay un presupuesto de marketing asignado para promover y dirigir el tráfico al sitio web?

Conclusión

Siguiendo las propuestas de este post, e incluyéndolos en tu brief es muy probable que la agencia esté mucho más preparada para enviarte un presupuesto, sin demasiada pivotación y exacto según los objetivos de tu sitio web, además de asegurar que el lanzamiento se haga a tiempo. Tambíen es importante plasmar en el papel si actualmente tu organización ya tiene un sitio web y proporcionar insights sobre si está funcionando bien o no.

Si necesitas un presupuesto para tu sitio web, y que lo hagamos nosotros ya sabes qué información debe contener tu brief. Por tanto, !no dudes en contactarnos!

¿Eres más de briefs creativos, o briefs de proyecto?

Fuentes:

• How To Write The Perfect Website Brief
• How to Write a Killer Website Brief